Quais documentos o senhorio deve entregar ao inquilino? Um checklist completo de entrada no Reino Unido

A maioria das disputas entre senhorios e inquilinos que já vimos remonta a algo que deveria ter sido resolvido no primeiro dia: um documento que nunca foi entregue, ou foi entregue tarde. Raramente parece urgente quando você está no meio da entrega, com chaves, leituras de medidores e um caminhão de mudança lá fora. Torna-se muito urgente no dia em que você precisa entregar um aviso e descobre que a papelada não está em ordem.

Isto é o que realmente precisa ir ao inquilino antes ou no início de uma locação na Inglaterra, e por que cada item importa.

Os documentos principais, num relance

Contrato de locação ou declaração escrita de termos

Um contrato escrito não é uma formalidade. É o documento a que ambos os lados recorrem quando algo dá errado. Deve cobrir aluguel e datas de pagamento, valor do depósito e esquema, duração da locação, quem é responsável por quais reparos, prazos de aviso e quaisquer restrições como uma cláusula de proibição de animais ou de fumar.

Desde que a Renters' Rights Act entrou em vigor em maio de 2026, não há mais assured shorthold tenancy de prazo fixo em torno da qual redigir. Toda locação é agora periódica e contínua desde o primeiro dia. Escrevemos um detalhamento completo do que mudou em nosso guia da Renters' Rights Act, mas a versão curta para fins de papelada é que o contrato ainda precisa existir e ainda precisa estar correto; só não pode prometer um prazo fixo que a lei não reconhece mais.

Gas Safety Certificate

Se o imóvel tem caldeira, fogão ou lareira a gás, um engenheiro registrado na Gas Safe precisa inspecioná-lo a cada 12 meses, e o inquilino precisa de uma cópia do certificado atual antes de se mudar. É uma das poucas obrigações do senhorio genuinamente inegociáveis. Um certificado vencido é crime, e não apenas uma lacuna de papelada, e é a primeira coisa que o solicitor de um inquilino verifica se uma disputa chegar ao tribunal.

Electrical Installation Condition Report (EICR)

A maioria das casas alugadas no setor privado na Inglaterra precisa de um EICR válido, renovado pelo menos a cada 5 anos pelas Electrical Safety Standards in the Private Rented Sector (England) Regulations 2020, confirmando que a fiação fixa é segura e listando qualquer obra corretiva. Entregue ao inquilino uma cópia antes de ele se mudar. Se o laudo sinalizar obras urgentes (classificadas C1 ou C2), elas precisam ser feitas em até 28 dias, ou antes se o laudo disser, e não "antes da próxima inspeção".

Energy Performance Certificate (EPC)

Um EPC precisa existir antes mesmo de você anunciar o imóvel, e uma cópia vai ao inquilino no início da locação. Segundo a orientação do Minimum Energy Efficiency Standard (MEES), a maioria das casas alugadas precisa atualmente atingir a faixa E ou acima, a menos que uma isenção válida esteja registrada, embora um endurecimento para a faixa C seja proposto há anos e ainda não tenha chegado, então confira a posição atual do governo antes de presumir qualquer coisa.

O guia "How to Rent" do governo

Na maioria das locações na Inglaterra, os senhorios precisam entregar aos inquilinos a edição atual do guia "How to Rent" do governo, não o PDF do ano passado esquecido em uma pasta, e sim o que está ativo no GOV.UK agora. O guia é atualizado periodicamente, inclusive após as reformas da Renters' Rights Act, e usar uma versão desatualizada pode pesar contra você do mesmo modo que não entregá-lo.

Proteção do depósito e informações prescritas

Se você recebe um depósito, ele precisa ir para um esquema autorizado em até 30 dias. Separadamente (e os senhorios erram esta metade mais que a primeira), você precisa dar ao inquilino as informações prescritas: qual esquema mantém o depósito, os dados de contato do esquema, como as disputas são resolvidas e as condições para recuperá-lo. Se perder o prazo, o inquilino pode pedir indenização de uma a três vezes o depósito, além de quaisquer restrições que isso imponha à sua capacidade de entregar um aviso depois.

Vale fazer mesmo não sendo obrigatório

Os documentos acima são o piso legal. Alguns extras custam quase nada para montar e evitam discussões reais depois:

• Um inventário datado e fotografado e um registro do estado do imóvel (schedule of condition), a melhor prova isolada se uma disputa de depósito chegar à adjudicação.
• Um registro de que os alarmes de fumaça e de monóxido de carbono foram testados no dia da entrada.
• Manuais da caldeira e de quaisquer eletrodomésticos, para que o inquilino não ligue para você por causa de um sistema de aquecimento que ainda não entendeu.
• O básico de que um novo inquilino realmente precisa no primeiro dia: telefone de emergência, quem fornece gás/eletricidade/água, onde ficam o registro de água e o quadro de fusíveis e quando passa o lixo.

Como provar que você realmente forneceu tudo

Entregar algo não significa nada depois se você não consegue mostrar que o fez. Envie os documentos por e-mail em PDF em vez de entregar papel, peça uma resposta curta confirmando o recebimento e guarde esse e-mail. Se você usa uma plataforma de assinatura eletrônica para o contrato de locação, o carimbo de data e hora faz o mesmo trabalho. Nada disso precisa ser elaborado. Só precisa existir e ser recuperável daqui a dois anos, porque costuma ser quando é posto à prova.

Onde os senhorios realmente erram

Os erros que vemos geralmente não são por desconhecer as regras. São de prazo e de manutenção de registros. Um certificado de gás vencido no meio da locação e não renovado a tempo. Informações prescritas do depósito enviadas 40 dias depois do depósito, e não 30. Um guia "How to Rent" com duas edições de atraso. Um EICR que ficou na caixa de entrada e não nas mãos do inquilino. E, para senhorios com imóveis em mais de uma parte do Reino Unido, presumir que as regras da Inglaterra valem em todo lugar. Não valem.

Inglaterra não é o Reino Unido

A Escócia tem as Private Residential Tenancies, sob legislação totalmente diferente. O País de Gales tem os contratos de ocupação da Renting Homes (Wales) Act. A Irlanda do Norte tem seu próprio arcabouço de locações privadas. Se você compara notas com outro senhorio, verifique em que nação o imóvel dele realmente fica antes de presumir que vale a mesma lista de documentos.

Como lidamos com isso

Administramos nós mesmos cada imóvel que alugamos, da reforma até a própria locação, então o checklist de documentos acima não é algo que fazemos uma vez e arquivamos. Faz parte de como cada entrega é conduzida. Os mesmos registros também alimentam diretamente o registro no PRS Database que chega a partir do fim de 2026, então um dossiê de conformidade em ordem agora poupa uma correria depois. Se você prefere não ser quem acompanha datas de renovação de EICR e prazos de depósito em um portfólio, nossa página para investidores explica como esse lado funciona quando você investe junto conosco em vez de manter um imóvel diretamente.

Perguntas frequentes

Posso enviar os documentos da locação por e-mail em vez de em papel?

Sim, na maioria dos casos. O e-mail é o método padrão hoje, desde que o inquilino não tenha pedido especificamente cópias em papel e você guarde um registro do que foi enviado e quando.

O que acontece se eu esquecer o guia "How to Rent"?

Depende da locação e das circunstâncias, mas pode bloquear certas vias de reintegração de posse até você entregar o guia e reiniciar o prazo de aviso relevante. Se você já entregou um aviso e não tem certeza se o guia foi enviado, busque orientação antes de se apoiar nele no tribunal.

Os HMOs precisam dos mesmos documentos que uma locação comum?

Sim, a lista principal continua valendo: gás, elétrica, EPC, depósito, termos da locação. Os HMOs também têm condições adicionais de licenciamento por cima, que variam conforme a autoridade local.

A lista de documentos é a mesma na Escócia ou no País de Gales?

Não. Cada nação do Reino Unido tem sua própria legislação de locação e suas próprias exigências de documentos. Verifique as regras de onde o imóvel realmente fica, e não de onde você mora.

Por quanto tempo preciso guardar cópias de tudo?

No mínimo, pelo tempo da locação mais o tempo em que uma disputa de depósito ou de reintegração de posse pode realisticamente ser levantada depois; na prática, a maioria dos senhorios guarda os registros por vários anos após o fim de uma locação.

Principais conclusões

• Gas Safety Certificate, EICR e EPC precisam estar atuais e nas mãos do inquilino antes de ele se mudar.
• As informações prescritas do depósito têm um prazo rígido de 30 dias, separado da proteção do depósito em si.
• Entregue aos inquilinos a edição atual do guia "How to Rent", não uma cópia antiga.
• Guarde evidência de que os documentos foram de fato enviados e recebidos, e não apenas preparados.
• Inglaterra, Escócia, País de Gales e Irlanda do Norte têm sistemas diferentes. Não presuma que uma lista cobre um portfólio em todo o Reino Unido.

Este artigo é apenas informação geral e não constitui aconselhamento jurídico. A legislação de habitação muda regularmente e as exigências diferem no Reino Unido. Consulte a orientação atual do GOV.UK ou converse com um solicitor qualificado antes de se apoiar em qualquer coisa aqui para uma locação específica.