大家は入居者にどの書類を渡す必要があるか?英国の入居時の完全チェックリスト

当社が見てきた大家と入居者の間のトラブルの多くは、初日に済ませておくべきだったことにさかのぼります。渡されなかった書類、あるいは遅れて渡された書類です。鍵、メーターの検針、外に停まった引っ越しトラックの対応で引き渡しの最中にいるとき、それが緊急に感じられることはまれです。しかし、通知を送る必要が生じて、書類が整っていないと気づく日には、非常に緊急になります。

以下は、イングランドで賃貸借の開始前または開始時に、入居者に実際に渡す必要があるものと、それぞれが重要な理由です。

主要な書類の一覧

賃貸借契約書または条件の書面による説明

書面の契約書は形式ではありません。何か問題が起きたときに、双方が拠り所とする書類です。賃料と支払日、敷金の額と保全制度、賃貸借の期間、どの修繕を誰が負担するか、通知期間、ペット禁止や禁煙の条項などの制限を網羅しておくべきです。

借家人権利法が2026年5月に施行されて以来、起草の前提となる固定期間のAssured Shorthold Tenancyはもうありません。すべての賃貸借は、初日から自動更新の更新型(periodic)です。何が変わったかは、当社の借家人権利法ガイドで詳しく解説していますが、書類に関しての要点は、契約書はいまも存在する必要があり、いまも正確である必要があるということです。ただし、法律がもはや認めない固定期間を約束することはできません。

ガス安全証明書

物件にガスボイラー、コンロ、暖炉がある場合、ガス安全登録のあるエンジニアが12か月ごとに点検する必要があり、入居者は入居前に現行の証明書の写しを受け取る必要があります。これは、本当に交渉の余地がない数少ない大家の義務の1つです。期限切れの証明書は、単なる書類上の不備ではなく刑事犯罪であり、紛争が裁判に発展した場合に、入居者のソリシターが最初に確認するものです。

電気設備状態報告書(EICR)

イングランドのほとんどの民間賃貸住宅には、2020年民間賃貸部門(イングランド)の電気安全基準規則に基づき、少なくとも5年ごとに更新される有効なEICRが必要で、固定配線が安全であることを確認し、是正が必要な工事を一覧にします。入居前に入居者に写しを渡してください。報告書が緊急の工事(C1またはC2に分類)を指摘している場合、その工事は28日以内、あるいは報告書が示す場合はそれより早く行う必要があり、「次の点検までに」ではありません。

エネルギー性能証明書(EPC)

EPCは、物件を募集する前にすでに存在している必要があり、賃貸借の開始時に写しが入居者に渡されます。最低エネルギー効率基準(MEES)のガイダンスによれば、有効な適用除外が登録されていない限り、ほとんどの賃貸住宅は現在、バンドE以上を満たす必要があります。バンドCへの厳格化は何年も前から提案されていますが、まだ実現していないため、どちらかを前提とする前に、現在の政府の立場を確認してください。

政府の「How to Rent」ガイド

イングランドのほとんどの賃貸借では、大家は入居者に、政府の「How to Rent」ガイドの現行版を渡す必要があります。フォルダのどこかにある昨年のPDFではなく、いまGOV.UKで公開されている最新版です。このガイドは、借家人権利法の改革の後を含め、定期的に更新されており、古い版を使うことは、提供しなかった場合と同じように、不利に働きうるのです。

敷金の保全と所定情報

敷金を受け取ったら、30日以内に認可された制度に預ける必要があります。それとは別に(大家が最初のものよりも見落とす頻度が高いのがこちらです)、入居者に所定の情報を渡さなければなりません。どの制度が敷金を預かっているか、制度の連絡先、紛争の解決方法、返還を受けるための条件です。期限を逃すと、入居者は敷金の1倍から3倍の補償を請求でき、後で通知を送る権限にもあらゆる制限がかかります。

義務ではないがやる価値のあること

上記の書類は、法的な最低ラインです。いくつかの追加のものは、用意するのにほとんど費用がかからず、後で実際の争いを防げます。

• 日付入りで写真付きの備品一覧と状態確認書。敷金の紛争が裁定に進んだ場合の、唯一最良の証拠です。
• 入居日に、煙と一酸化炭素の警報器をテストした記録。
• ボイラーと家電の取扱説明書。入居者がまだ使い方を理解していない暖房システムについて、あなたに電話をかけてこないようにするためです。
• 新しい入居者が初日に本当に必要とする基本情報。緊急連絡先、ガス・電気・水道の供給会社、止水栓とヒューズボックスの場所、ごみ出しの日。

実際にすべてを提供したことを証明するには

何かを渡したことは、後でそれを示せなければ意味がありません。書類は、紙で渡すのではなくPDFでメール送信し、受領を確認する短い返信を求め、そのメールを保管してください。賃貸借契約書に電子署名のプラットフォームを使う場合は、そのタイムスタンプが同じ役割を果たします。いずれも凝ったものである必要はありません。存在し、2年後に取り出せればよいのです。たいてい、それが問われるのはそのころだからです。

大家が実際につまずく場所

当社が見るミスは、ルールを知らないことによるものではないのが普通です。タイミングと記録の保管の問題です。賃貸借の途中で失効し、期限内に更新されなかったガス証明書。敷金から30日ではなく40日後に送られた所定の敷金情報。2版も古い「How to Rent」ガイド。入居者の手元ではなく、受信トレイに眠っているEICR。そして、英国の複数の地域に物件を持つ大家の場合、イングランドのルールがどこでも適用されると思い込むこと。適用されません。

イングランドは英国ではない

スコットランドは、まったく異なる法律に基づく民間居住賃貸借(Private Residential Tenancies)を運用しています。ウェールズには、Renting Homes (Wales) Actに基づく居住契約があります。北アイルランドには、独自の民間賃貸借の枠組みがあります。他の大家と情報を交換する場合は、同じ書類の一覧が適用されると決めつける前に、相手の物件が実際にどの地域にあるかを確認してください。

当社の対応

当社は、貸し出すすべての物件を、リフォームから賃貸借そのものまで自ら管理しているため、上記の書類のチェックリストは、一度やってファイルにしまうものではありません。引き渡しのたびに行う手順の一部です。同じ記録は、2026年後半から展開されるPRSデータベース登録にも直結するため、いま整ったコンプライアンスファイルを持っておけば、後の慌ただしさを防げます。ポートフォリオ全体でEICRの更新日や敷金の期限を追跡するのが負担なら、物件を直接保有する代わりに、当社と並んで投資する場合のその仕組みを、投資家向けのページで説明しています。

よくある質問

賃貸借の書類を、紙ではなくメールで送れますか?

ほとんどの場合、可能です。入居者が特に紙のコピーを求めておらず、何をいつ送ったかの記録を保管しているなら、いまやメールが標準的な方法です。

「How to Rent」ガイドを渡し忘れると、実際にどうなりますか?

賃貸借と状況によって異なりますが、ガイドを渡して関連する通知期間を最初からやり直すまで、特定の明け渡しルートが妨げられることがあります。すでに通知を送っていて、ガイドが渡されたかどうか確信がない場合は、裁判所でそれに頼る前に、助言を受けてください。

HMOも、通常の賃貸と同じ書類が必要ですか?

はい。ガス、電気、EPC、敷金、賃貸借条件という主要な一覧は、引き続き適用されます。HMOには、さらに地方自治体ごとに異なる追加のライセンス条件も課されます。

スコットランドやウェールズでも、書類の一覧は同じですか?

いいえ。英国の各地域には、独自の賃貸借の法律と独自の書類の要件があります。ご自身の居住地ではなく、物件が実際にある場所のルールを確認してください。

すべてのコピーを、どのくらいの期間保管する必要がありますか?

最低限、賃貸借の期間に加えて、その後に敷金や明け渡しの紛争が現実的に提起されうる期間です。実際には、ほとんどの大家は、賃貸借の終了後も数年間、記録を保管しています。

重要なポイント

• ガス安全証明書、EICR、EPCはいずれも、入居前に最新のものを入居者の手元に渡しておく必要があります。
• 敷金の所定情報には、敷金そのものの保全とは別に、厳格な30日の期限があります。
• 入居者には、古いコピーではなく、「How to Rent」ガイドの現行版を渡してください。
• 書類が準備されたことだけでなく、実際に送付され、受領されたことの証拠を保管してください。
• イングランド、スコットランド、ウェールズ、北アイルランドは、それぞれ異なる制度を運用しています。1つの一覧が英国全体のポートフォリオをカバーすると思い込まないでください。

本記事は一般的な情報提供のみを目的としており、法律上の助言ではありません。住宅関連の法律は定期的に変わり、要件は英国内で異なります。特定の賃貸借についてここにあるものに頼る前に、GOV.UKの最新のガイダンスを確認するか、資格を持つソリシターに相談してください。