Quels documents un bailleur doit-il remettre à un locataire ? La liste de contrôle complète pour l'emménagement au Royaume-Uni
Six documents qu'un bailleur en Angleterre doit remettre avant l'emménagement d'un locataire : oubliez les informations prescrites sur le dépôt ou laissez un certificat gaz expirer, et vous pouvez vous retrouver dans l'impossibilité de reprendre le logement.
Réponse rapide : avant qu'un locataire emménage dans un logement locatif en Angleterre, le bailleur doit lui remettre un Gas Safety Certificate valide (s'il y a du gaz), un EICR à jour, un EPC valide, le guide gouvernemental « How to Rent » et les informations prescrites sur le dépôt de garantie dans les 30 jours suivant sa réception. Un contrat de location écrit n'est pas strictement obligatoire dans tous les cas, mais en omettre un autre peut vous empêcher de reprendre possession du logement plus tard, ou vous exposer à une amende. L'Écosse, le Pays de Galles et l'Irlande du Nord fonctionnent avec des systèmes entièrement différents.
La plupart des litiges que nous avons vus entre bailleurs et locataires remontent à un point qui aurait dû être réglé dès le premier jour : un document jamais remis, ou remis trop tard. Cela paraît rarement urgent quand on est en pleine remise des clés, relevé des compteurs et camion de déménagement devant la porte. Cela devient très urgent le jour où il faut notifier un congé et que l'on découvre que les papiers ne sont pas en règle.
Voici ce qui doit réellement être remis à un locataire avant ou au début d'un bail en Angleterre, et pourquoi chaque document compte.
Les documents essentiels en un coup d'œil
| Document | Échéance | Si vous l'omettez |
|---|---|---|
| Contrat de location / déclaration écrite des conditions | Avant le début du bail | Le locataire relève des conditions légales de base ; les litiges deviennent plus difficiles à résoudre |
| Gas Safety Certificate | Avant l'occupation, puis chaque année | Infraction pénale ; peut bloquer certaines voies de reprise de possession |
| EICR | Avant l'occupation, puis tous les 5 ans | Mise en demeure de la collectivité, amendes jusqu'à £30,000 |
| EPC | Avant la mise en marché, puis remis au locataire à l'emménagement | Amendes jusqu'à £5,000 |
| Guide gouvernemental « How to Rent » | Au début du bail | Peut empêcher certaines demandes de reprise de possession tant qu'il n'est pas régularisé |
| Informations prescrites sur le dépôt de garantie | Dans les 30 jours suivant la réception du dépôt | Demande d'indemnisation de 1 à 3 fois le dépôt ; restrictions de reprise de possession |
Contrat de location ou déclaration écrite des conditions
Un accord écrit n'est pas une formalité. C'est le document auquel les deux parties se réfèrent quand quelque chose se passe mal. Il doit couvrir le loyer et les dates de paiement, le montant du dépôt et le dispositif de protection, la durée du bail, qui est responsable de quelles réparations, les préavis, et toute restriction comme l'interdiction des animaux ou de fumer.
Depuis l'entrée en vigueur du Renters' Rights Act en mai 2026, il n'y a plus de bail assured shorthold à durée déterminée autour duquel rédiger. Tout bail est désormais un bail périodique renouvelable dès le premier jour. Nous avons publié une analyse complète des changements dans notre guide du Renters' Rights Act, mais en résumé, pour ce qui concerne les documents : l'accord doit toujours exister et être exact ; il ne peut simplement plus promettre une durée déterminée que la loi ne reconnaît plus.
Gas Safety Certificate
Si le logement a une chaudière, une cuisinière ou un foyer au gaz, un ingénieur agréé Gas Safe doit l'inspecter tous les 12 mois, et le locataire doit recevoir une copie du certificat en cours avant d'emménager. C'est l'une des rares obligations du bailleur véritablement non négociables. Un certificat expiré est une infraction pénale, pas seulement une lacune administrative, et c'est la première chose que vérifie l'avocat d'un locataire si un litige arrive devant un tribunal.
Electrical Installation Condition Report (EICR)
La plupart des logements loués dans le secteur privé en Angleterre doivent disposer d'un EICR valide (rapport sur l'état de l'installation électrique), renouvelé au moins tous les 5 ans en application des Electrical Safety Standards in the Private Rented Sector (England) Regulations 2020, confirmant que le câblage fixe est sûr et listant les travaux correctifs éventuels. Remettez-en une copie au locataire avant son emménagement. Si le rapport signale des travaux urgents (classés C1 ou C2), ils doivent être réalisés dans les 28 jours, ou plus tôt si le rapport l'indique, et non « avant la prochaine inspection ».
Energy Performance Certificate (EPC)
Un EPC (diagnostic de performance énergétique) doit exister avant même la mise en marché du bien, et une copie est remise au locataire au début du bail. Selon les directives sur le Minimum Energy Efficiency Standard (MEES), la plupart des logements loués doivent actuellement atteindre la classe E ou mieux, sauf exemption valide enregistrée. Un durcissement à la classe C est proposé depuis des années sans avoir abouti : vérifiez donc la position actuelle du gouvernement avant de supposer l'un ou l'autre.
Le guide gouvernemental « How to Rent »
Pour la plupart des baux en Angleterre, les bailleurs doivent remettre aux locataires l'édition actuelle du guide gouvernemental « How to Rent » : pas le PDF de l'an dernier qui traîne dans un dossier, mais celui qui est en ligne sur GOV.UK aujourd'hui. Le guide est mis à jour périodiquement, y compris après les réformes du Renters' Rights Act, et utiliser une version périmée peut se retourner contre vous exactement comme ne pas le fournir du tout.
Protection du dépôt de garantie et informations prescrites
Si vous prenez un dépôt, il doit être placé dans un dispositif agréé dans les 30 jours. Séparément (et les bailleurs oublient cette seconde moitié plus souvent que la première), vous devez remettre au locataire les informations prescrites : quel dispositif détient le dépôt, ses coordonnées, comment les litiges sont résolus et les conditions de restitution. Si vous manquez le délai, un locataire peut réclamer une indemnisation de une à trois fois le dépôt, en plus des restrictions que cela impose à votre capacité de notifier un congé plus tard.
À faire même si ce n'est pas obligatoire
Les documents ci-dessus constituent le minimum légal. Quelques compléments ne coûtent presque rien à préparer et évitent de vraies disputes plus tard :
- Un inventaire daté et photographié, avec état des lieux, la meilleure preuve si un litige sur le dépôt va jusqu'à l'arbitrage.
- Une trace que les détecteurs de fumée et de monoxyde de carbone ont été testés le jour de l'emménagement.
- Les notices de la chaudière et de tous les appareils, pour que le locataire ne vous appelle pas à propos d'un système de chauffage qu'il n'a pas encore compris.
- L'essentiel dont un nouveau locataire a réellement besoin dès le premier jour : numéro d'urgence, fournisseurs de gaz, d'électricité et d'eau, emplacement du robinet d'arrêt et du tableau électrique, et jours de collecte des poubelles.
Comment prouver que vous avez bien tout fourni
Remettre un document ne vaut rien plus tard si vous ne pouvez pas montrer que vous l'avez fait. Envoyez les documents par e-mail en PDF plutôt que sur papier, demandez une courte réponse confirmant la réception et conservez cet e-mail. Si vous utilisez une plateforme de signature électronique pour le contrat de location, son horodatage joue le même rôle. Rien de tout cela n'a besoin d'être sophistiqué. Il faut simplement que cela existe et soit retrouvable dans deux ans, car c'est généralement le moment où cela est mis à l'épreuve.
Où les bailleurs se trompent réellement
Les erreurs que nous voyons ne tiennent généralement pas à une méconnaissance des règles, mais au calendrier et à la tenue des dossiers. Un certificat gaz expiré en cours de bail et non renouvelé à temps. Des informations prescrites sur le dépôt envoyées 40 jours après le dépôt, et non 30. Un guide « How to Rent » en retard de deux éditions. Un EICR resté dans une boîte de réception au lieu d'être entre les mains du locataire. Et, pour les bailleurs possédant des biens dans plusieurs parties du Royaume-Uni, supposer que les règles anglaises s'appliquent partout. Ce n'est pas le cas.
L'Angleterre n'est pas le Royaume-Uni
L'Écosse applique les Private Residential Tenancies, sous une législation entièrement différente. Le Pays de Galles a les contrats d'occupation du Renting Homes (Wales) Act. L'Irlande du Nord dispose de son propre cadre pour les locations privées. Si vous comparez vos pratiques avec un autre bailleur, vérifiez dans quelle nation se trouve réellement son bien avant de supposer que la même liste de documents s'applique.
Comment nous procédons
Nous gérons nous-mêmes chaque bien que nous louons, de la rénovation jusqu'au bail lui-même : la liste de documents ci-dessus n'est donc pas quelque chose que nous faisons une fois avant de la ranger. Elle fait partie du déroulement de chaque remise de clés. Les mêmes dossiers alimentent aussi directement l'enregistrement à la PRS Database déployé à partir de fin 2026 : un dossier de conformité bien tenu aujourd'hui évite la précipitation plus tard. Si vous préférez ne pas être celui qui suit les dates de renouvellement des EICR et les délais de dépôt sur tout un portefeuille, notre page investisseurs explique comment cela fonctionne quand vous investissez à nos côtés plutôt que de détenir un bien directement.
Foire aux questions
Puis-je envoyer les documents du bail par e-mail plutôt que sur papier ?
Oui, dans la plupart des cas. L'e-mail est la méthode standard aujourd'hui, à condition que le locataire n'ait pas expressément demandé des copies papier et que vous conserviez une trace de ce qui a été envoyé et quand.
Que se passe-t-il réellement si j'oublie le guide « How to Rent » ?
Cela dépend du bail et des circonstances, mais cela peut bloquer certaines voies de reprise de possession tant que vous n'avez pas remis le guide et relancé le préavis concerné. Si vous avez déjà notifié un congé et ne savez pas si le guide a été remis, demandez conseil avant de vous en prévaloir devant un tribunal.
Les HMO nécessitent-ils les mêmes documents qu'une location standard ?
Oui, la liste de base s'applique toujours : gaz, électricité, EPC, dépôt, conditions du bail. Les HMO sont en outre soumis à des conditions de licence supplémentaires, qui varient selon la collectivité locale.
La liste de documents est-elle la même en Écosse ou au Pays de Galles ?
Non. Chaque nation du Royaume-Uni a sa propre législation locative et ses propres exigences documentaires. Vérifiez les règles du lieu où se trouve réellement le bien, pas celles de votre lieu de résidence.
Combien de temps dois-je conserver les copies de tout ?
Au minimum pendant la durée du bail, plus le temps pendant lequel un litige sur le dépôt ou la reprise de possession pourrait raisonnablement être soulevé ensuite ; en pratique, la plupart des bailleurs conservent leurs dossiers plusieurs années après la fin d'un bail.
Points clés à retenir
- Le Gas Safety Certificate, l'EICR et l'EPC doivent tous être à jour et entre les mains du locataire avant son emménagement.
- Les informations prescrites sur le dépôt ont un délai strict de 30 jours, distinct de la protection du dépôt elle-même.
- Remettez aux locataires l'édition actuelle du guide « How to Rent », pas une ancienne copie.
- Conservez la preuve que les documents ont réellement été envoyés et reçus, et pas seulement qu'ils ont été préparés.
- L'Angleterre, l'Écosse, le Pays de Galles et l'Irlande du Nord appliquent chacun des systèmes différents. Ne supposez pas qu'une seule liste couvre un portefeuille britannique entier.
Cet article est fourni à titre d'information générale uniquement et ne constitue pas un conseil juridique. La législation sur le logement évolue régulièrement et les exigences diffèrent selon les régions du Royaume-Uni. Consultez les directives actuelles de GOV.UK ou un solicitor qualifié avant de vous fier à cet article pour un bail précis.