Welche Dokumente muss ein Vermieter dem Mieter geben? Eine vollständige britische Einzugs-Checkliste
Sechs Dokumente, die ein Vermieter in England vor dem Einzug eines Mieters übergeben muss: Wer die Prescribed Information zur Kaution oder ein abgelaufenes Gaszertifikat versäumt, kann am Ende die Immobilie gar nicht zurückerlangen.
Kurzantwort: Bevor ein Mieter in eine englische Mietwohnung einzieht, muss der Vermieter ein gültiges Gas Safety Certificate (falls Gas vorhanden), einen aktuellen EICR, einen gültigen EPC, den Regierungsleitfaden „How to Rent“ und die vorgeschriebenen Angaben zur Kaution (Prescribed Information) innerhalb von 30 Tagen nach deren Annahme aushändigen. Ein schriftlicher Mietvertrag ist nicht in jedem Fall zwingend, doch wer eines der anderen Dokumente auslässt, kann später die Räumung nicht durchsetzen oder muss mit einem Bußgeld rechnen. Schottland, Wales und Nordirland haben völlig andere Systeme.
Die meisten Streitigkeiten zwischen Vermietern und Mietern, die wir gesehen haben, gehen auf etwas zurück, das am ersten Tag hätte geklärt werden müssen: ein Dokument, das nie oder zu spät übergeben wurde. Es wirkt selten dringend, wenn man mitten in der Übergabe von Schlüsseln, Zählerständen und einem Umzugswagen vor der Tür steckt. Es wird sehr dringend an dem Tag, an dem man kündigen will und feststellt, dass die Unterlagen nicht in Ordnung sind.
Das muss in England vor oder zu Beginn eines Mietverhältnisses an den Mieter gehen, und warum jedes Dokument zählt.
Die wichtigsten Dokumente im Überblick
| Dokument | Wann es fällig ist | Was passiert, wenn Sie es auslassen |
|---|---|---|
| Mietvertrag / schriftliche Darlegung der Bedingungen | Vor Beginn des Mietverhältnisses | Der Mieter fällt auf grundlegende gesetzliche Bedingungen zurück, Streitigkeiten werden schwerer lösbar |
| Gas Safety Certificate | Vor dem Einzug, dann jährlich | Straftat, kann bestimmte Räumungswege blockieren |
| EICR | Vor dem Einzug, dann alle 5 Jahre | Vollstreckungsbescheid des Councils, Bußgelder bis zu £30,000 |
| EPC | Vor der Vermarktung und beim Einzug erneut an den Mieter | Bußgelder bis zu £5,000 |
| Regierungsleitfaden „How to Rent“ | Zu Beginn des Mietverhältnisses | Kann bestimmte Räumungsklagen verhindern, bis es nachgeholt ist |
| Prescribed Information zur Kaution | Innerhalb von 30 Tagen nach Erhalt der Kaution | Schadensersatzanspruch in Höhe des 1- bis 3-Fachen der Kaution, Einschränkungen bei der Räumung |
Mietvertrag oder schriftliche Darlegung der Bedingungen
Ein schriftlicher Vertrag ist keine Formalität. Er ist das Dokument, auf das beide Seiten zeigen, wenn etwas schiefgeht. Er sollte Miete und Zahlungstermine, Kautionshöhe und Sicherungssystem, Dauer des Mietverhältnisses, Verantwortung für Reparaturen, Kündigungsfristen und etwaige Einschränkungen wie ein Haustier- oder Rauchverbot regeln.
Seit das Gesetz Renters' Rights Act im Mai 2026 in Kraft trat, gibt es keinen befristeten Assured Shorthold Tenancy mehr, um den man herum formulieren müsste. Jedes Mietverhältnis ist jetzt von Tag eins an ein fortlaufendes periodisches. Eine vollständige Aufschlüsselung dessen, was sich geändert hat, haben wir in unserem Leitfaden zum Renters' Rights Act geschrieben. Für die Unterlagen gilt kurz gesagt: Der Vertrag muss weiterhin existieren und korrekt sein, er darf nur keine feste Laufzeit versprechen, die das Gesetz nicht mehr anerkennt.
Gas Safety Certificate
Hat die Immobilie einen Gasboiler, Herd oder Kamin, muss ein bei Gas Safe registrierter Ingenieur sie alle 12 Monate prüfen, und der Mieter braucht vor dem Einzug eine Kopie des aktuellen Zertifikats. Das ist eine der wenigen Vermieterpflichten, die wirklich nicht verhandelbar sind. Ein abgelaufenes Zertifikat ist eine Straftat und nicht nur eine Lücke in den Unterlagen, und es ist das Erste, was der Anwalt eines Mieters prüft, wenn ein Streit vor Gericht landet.
Electrical Installation Condition Report (EICR)
Die meisten privat vermieteten Wohnungen in England brauchen einen gültigen EICR, der nach den Electrical Safety Standards in the Private Rented Sector (England) Regulations 2020 mindestens alle 5 Jahre erneuert wird und bestätigt, dass die festverlegte Elektrik sicher ist, und etwaige Nacharbeiten auflistet. Geben Sie dem Mieter vor dem Einzug eine Kopie. Weist der Bericht auf dringende Arbeiten hin (eingestuft als C1 oder C2), müssen diese innerhalb von 28 Tagen erledigt werden, oder früher, wenn der Bericht es verlangt, nicht „bis zur nächsten Prüfung“.
Energy Performance Certificate (EPC)
Ein EPC muss existieren, bevor Sie die Immobilie überhaupt vermarkten, und eine Kopie geht zu Beginn des Mietverhältnisses an den Mieter. Nach den Hinweisen zum Minimum Energy Efficiency Standard (MEES) müssen die meisten vermieteten Wohnungen derzeit Klasse E oder besser erreichen, sofern keine gültige Ausnahme eingetragen ist, wobei eine Verschärfung auf Klasse C seit Jahren vorgeschlagen wird und noch nicht umgesetzt ist. Prüfen Sie also die aktuelle Position der Regierung, bevor Sie von einer Seite ausgehen.
Der Regierungsleitfaden „How to Rent“
Bei den meisten Mietverhältnissen in England müssen Vermieter Mietern die aktuelle Ausgabe des Regierungsleitfadens „How to Rent“ geben, nicht die PDF vom letzten Jahr irgendwo in einem Ordner, sondern die, die jetzt auf GOV.UK liegt. Der Leitfaden wird regelmäßig aktualisiert, auch nach den Reformen des Renters' Rights Act, und die Verwendung einer veralteten Version kann sich genauso zu Ihren Lasten auswirken, als hätten Sie ihn gar nicht ausgehändigt.
Kautionssicherung und Prescribed Information
Wer eine Kaution nimmt, muss sie innerhalb von 30 Tagen in einem zugelassenen System sichern. Getrennt davon (und diese Hälfte übersehen Vermieter häufiger als die erste) müssen Sie dem Mieter die Prescribed Information geben: welches System die Kaution hält, die Kontaktdaten des Systems, wie Streitigkeiten gelöst werden und unter welchen Bedingungen sie zurückgezahlt wird. Wer die Frist verpasst, riskiert eine Schadensersatzforderung des Mieters in Höhe des Ein- bis Dreifachen der Kaution, zusätzlich zu den Einschränkungen, die dies Ihrer Möglichkeit setzt, später zu kündigen.
Sinnvoll, auch wenn nicht zwingend
Die obigen Dokumente sind die gesetzliche Untergrenze. Ein paar Extras kosten fast nichts und ersparen später echte Auseinandersetzungen:
- Ein datiertes, fotografiertes Inventar samt Zustandsprotokoll, der beste einzelne Beweis, wenn ein Kautionsstreit zur Schlichtung geht.
- Ein Nachweis, dass Rauch- und Kohlenmonoxidmelder am Einzugstag getestet wurden.
- Bedienungsanleitungen für den Heizkessel und alle Geräte, damit der Mieter Sie nicht wegen einer Heizung anruft, die er noch nicht verstanden hat.
- Das Grundlegende, was ein neuer Mieter am ersten Tag wirklich braucht: Notfallnummer, wer Gas/Strom/Wasser liefert, wo Absperrhahn und Sicherungskasten sind und wann der Müll abgeholt wird.
Wie Sie nachweisen, dass Sie wirklich alles ausgehändigt haben
Etwas zu übergeben bedeutet später nichts, wenn Sie nicht zeigen können, dass Sie es getan haben. Senden Sie Dokumente als PDF per E-Mail statt Papier zu übergeben, bitten Sie um eine kurze Antwort mit Empfangsbestätigung und bewahren Sie diese E-Mail auf. Nutzen Sie für den Mietvertrag eine E-Signatur-Plattform, erfüllt deren Zeitstempel denselben Zweck. Nichts davon muss aufwendig sein. Es muss nur existieren und in zwei Jahren abrufbar sein, denn dann wird es meist geprüft.
Wo Vermieter tatsächlich Fehler machen
Die Fehler, die wir sehen, drehen sich meist nicht darum, die Regeln nicht zu kennen. Es geht um Zeitpunkt und Dokumentation. Ein abgelaufenes Gaszertifikat, das mitten im Mietverhältnis auslief und nicht rechtzeitig erneuert wurde. Prescribed Information zur Kaution, die 40 Tage nach der Kaution statt nach 30 hinausging. Ein „How to Rent“-Leitfaden, der zwei Ausgaben veraltet ist. Ein EICR, der im Posteingang liegt statt in den Händen des Mieters. Und bei Vermietern mit Immobilien in mehr als einem Teil des Vereinigten Königreichs die Annahme, dass die Regeln Englands überall gelten. Das tun sie nicht.
England ist nicht das Vereinigte Königreich
Schottland betreibt Private Residential Tenancies nach völlig anderer Gesetzgebung. Wales hat Occupation Contracts nach dem Renting Homes (Wales) Act. Nordirland hat einen eigenen Rahmen für private Mietverhältnisse. Wenn Sie sich mit einem anderen Vermieter austauschen, prüfen Sie, in welcher Nation seine Immobilie tatsächlich liegt, bevor Sie annehmen, dass dieselbe Dokumentenliste gilt.
Wie wir damit umgehen
Wir verwalten jede von uns vermietete Immobilie selbst, von der Sanierung bis zum Mietverhältnis, sodass die obige Dokumentenliste nichts ist, was wir einmal erledigen und ablegen. Sie ist Teil jeder Übergabe. Dieselben Unterlagen fließen auch direkt in die Registrierung in der PRS-Datenbank ein, die ab Ende 2026 ausgerollt wird, sodass eine ordentliche Compliance-Akte jetzt später ein Gerangel erspart. Wenn Sie nicht selbst die Erneuerungstermine für EICR und die Kautionsfristen über ein Portfolio verfolgen möchten, erklärt unsere Investorenseite, wie diese Seite funktioniert, wenn Sie neben uns investieren, statt eine Immobilie direkt zu halten.
Häufig gestellte Fragen
Kann ich Mietunterlagen per E-Mail statt auf Papier senden?
Ja, in den meisten Fällen. E-Mail ist heute die Standardmethode, sofern der Mieter nicht ausdrücklich Papierkopien verlangt hat und Sie festhalten, was wann gesendet wurde.
Was passiert tatsächlich, wenn ich den „How to Rent“-Leitfaden vergesse?
Das hängt vom Mietverhältnis und den Umständen ab, kann aber bestimmte Räumungswege blockieren, bis Sie den Leitfaden zustellen und die betreffende Kündigungsfrist neu starten. Wenn Sie bereits gekündigt haben und nicht sicher sind, ob der Leitfaden hinausging, holen Sie Rat ein, bevor Sie sich vor Gericht darauf verlassen.
Brauchen HMOs dieselben Dokumente wie eine normale Vermietung?
Ja, die Kernliste gilt weiter: Gas, Elektrik, EPC, Kaution, Mietbedingungen. HMOs unterliegen zusätzlich weiteren Lizenzbedingungen, die je nach örtlicher Behörde variieren.
Ist die Dokumentenliste in Schottland oder Wales dieselbe?
Nein. Jede Nation des Vereinigten Königreichs hat eigene Mietgesetze und eigene Dokumentenanforderungen. Prüfen Sie die Regeln dort, wo die Immobilie tatsächlich liegt, nicht dort, wo Sie wohnen.
Wie lange muss ich Kopien von allem aufbewahren?
Mindestens für die Dauer des Mietverhältnisses plus so lange, wie ein Kautions- oder Räumungsstreit danach realistisch erhoben werden könnte. In der Praxis bewahren die meisten Vermieter Unterlagen mehrere Jahre nach Ende eines Mietverhältnisses auf.
Wichtigste Erkenntnisse
- Gas Safety Certificate, EICR und EPC müssen alle aktuell sein und vor dem Einzug in den Händen des Mieters liegen.
- Die Prescribed Information zur Kaution hat eine feste Frist von 30 Tagen, getrennt von der Sicherung der Kaution selbst.
- Geben Sie Mietern die aktuelle Ausgabe des „How to Rent“-Leitfadens, keine alte Kopie.
- Bewahren Sie Nachweise auf, dass Dokumente tatsächlich gesendet und empfangen wurden, nicht nur, dass sie vorbereitet wurden.
- England, Schottland, Wales und Nordirland haben jeweils andere Systeme. Nehmen Sie nicht an, dass eine Liste ein britenweites Portfolio abdeckt.
Dieser Artikel dient nur der allgemeinen Information und ist keine Rechtsberatung. Wohnungsgesetze ändern sich regelmäßig, und die Anforderungen unterscheiden sich im Vereinigten Königreich. Prüfen Sie die aktuellen Hinweise von GOV.UK oder sprechen Sie mit einem qualifizierten Solicitor, bevor Sie sich für ein konkretes Mietverhältnis auf etwas hier verlassen.